Material Requirements Planning (MRP)

Pengertian MRP (Material Requirements Planning)

Perencanaan kebutuhan material (MRP) dapat didefinisikan sebagai suatu teknik atau prosedur yang sistematis untuk menentukan kuantitas serta waktu dalam proses perencanaan dan pengendalian item barang (komponen) yang tergantung pada item–item tingkat (level) yang lebih tinggi (dependent demand). Ada 4 kemampuan yang menjadi ciri utama dari sistem MRP yaitu:

1. Mampu menentukan kebutuhan pada saat yang tepat. 
2. Membentuk kebutuhan minimal untuk setiap item. 
3. Menentukan pelaksanaan rencana pemesanan. 
4. Menentukan penjadwalan ulang atau pembatalan atas suatu jadwal yang sudah direncanakan.

Sejarah MRP

Sebelum MRP ada dan sebelum komputer digunakan industri, metode reorder point/reorder quantity jenis (ROP / ROQ) seperti EOQ (Economic Order Quantity) telah digunakan dalam manufaktur dan manajemen persediaan. Pada tahun 1964, Joseph Orlicky sebagai respon terhadap program manufaktur Toyota, mengembangkan material perencanaan kebutuhan (MRP). Perusahaan pertama yang menggunakan MRP adalah Black & Decker pada tahun 1964, dengan Dick Alban sebagai pemimpin proyek. Oliver Wight  ikut berjasa mengembangkan MRP ke perencanaan sumber daya manufaktur (MRP II). Pada tahun 1975 MRP dilaksanakan di 150 perusahaan. Jumlah ini telah tumbuh secara pesat menjadi sekitar 8.000 pada tahun 1981.

Ruang Lingkup MRP

Fungsi sistem MRP meliputi pengendalian persediaan, tagihan pengolahan material dan penjadwalan dasar. MRP membantu organisasi untuk mempertahankan tingkat persediaan rendah (optimal). Hal ini digunakan untuk merencanakan manufaktur, pembelian dan memberikan kegiatan.

Suatu perusahaan yang memproduksi barang, apapun produk mereka, akan menghadapi masalah praktis yang sama sehari-hari bahwa pelanggan menginginkan produk akan tersedia dalam waktu yang lebih singkat dari yang dibutuhkan untuk membuat mereka ini berarti bahwa beberapa tingkat perencanaan diperlukan.

Perusahaan perlu untuk mengontrol jenis dan jumlah bahan yang mereka beli, merencanakan produk mana yang akan diproduksi dan jumlah barang yang harus diproduksi serta memastikan bahwa mereka mampu memenuhi permintaan pelanggan saat ini dan masa depan, semua dengan biaya serendah mungkin. Membuat keputusan yang buruk dalam bidang ini akan membuat perusahaan kehilangan uang seperti pada beberapa contoh masalah sebagai berikut:

1. Jika sebuah perusahaan membeli barang dalam jumlah cukup dari item yang digunakan dalam suatu proses produksi (manufaktur) tetapi terdapat beberapa barang yang rusak, perusahaan mungkin tidak dapat memenuhi kewajiban kontrak untuk memasok produk tepat waktu.
2. Jika sebuah perusahaan membeli barang dalam jumlah banyak, sehingga melebihi item barang yang dibutuhkan dalam suatu proses produksi (manufaktur), uang tunai yang dipakai untuk  membeli barang tersebut mungkin dapat dipakai untuk keperluan lain dan barang yang dipakai sebagai stok bahkan mungkin tidak pernah digunakan sama sekali.
3. Penentuan waktu awal produksi pesanan yang salah dapat menyebabkan batas waktu maksimal yang diharapkan pelanggan terlewatkan yang mengakibatkan kekecewaan pada pelanggan.

Dengan adanya MRP diharapkan permasalahan-permasalahan klasik seperti pada contoh tersebut dapat diatasi. Selain berbagai permasalahan tersebut MRP juga menyediakan jawaban untuk beberapa pertanyaan mendasar yaitu:

1. Apa saja barang yang dibutuhkan?
2. Berapa banyak barang yang dibutuhkan?
3. Kapan barang tersebut dibutuhkan?

MRP dapat diterapkan baik untuk item yang dibeli dari pemasok luar dan sub rakitan, diproduksi secara internal, yang merupakan komponen dari barang-barang yang lebih kompleks.

Elemen MRP

Tujuan MRP adalah menentukan kebutuhan dan jadwal untuk pembuatan komponen-komponen sub asembling atau pembelian material untuk memenuhi kebutuhan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh MPS. Jadi MRP menggunakan MPS untuk memproyeksi kebutuhan akan jenis-jenis komponen (component parts).

Elemen-elemen MRP meliputi: 

1. Penjadwalan Induk (Master scheduling) Bertujuan untuk menentukan output fungsi operasi. 
2.  Bagan Bahan (Bill of Material) Bahan-bahan apa saja dan berapa komposisi untuk suatu produk.  
3. Catatan Persediaan (Inventory Record) Catatan dari akumulasi transaksi sediaan yang terjadi di perusahaan atau pabrik.  
4. Perencanaan Kapasitas (Capacity Planning) Suatu cara membuat perencanaan kapasitas, yaitu :
1. Rough Cut Capacity Planning, perencanaan kapasitas pemotongan kasar yang lebih sedikit melakukan kalkulasi.
2. Shop Loading, perencanaan yang lebih akurat dari pada Rough Cut Capacity Planning.
5. Pembelian (Purchasing) Diperluas fungsinya tidak hanya sekedar membeli, tetapi termasuk juga membangun kepercayaan pemasok.  
6.  Pengendalian Pengelola Bengkel (Shop-floor Control) Bertugas untuk mengendalikan aliran bahan dengan memperhatikan lead time yang ada. Jangan sampai terjadi penumpukan akibat tidak lancarnya aliran bahan.

Proses MRP

Sistem MRP memerlukan syarat pendahuluan dan asumsi-asumsi yang harus dipenuhi. Bila syarat pendahuluan dan asumsi-asumsi tersebut telah dipenuhi, maka kita bisa mengolah MRP dengan empat langkah dasar sebagai berikut :

1. Netting (penghitungan kebutuhan bersih). Kebutuhan bersih (NR) dihitung sebagai nilai dari kebutuhan kotor (GR) minus jadwal penerimaan (SR) minus persediaan ditangan (OH kebutuhan besih dianggap nol bila NR lebih kecil dari atau sama dengan nol.
2. Lotting (penentuan ukuran lot). Langkah ini bertujuan menentukan besarnya pesanan individu yang optimal berdasarkan hasil dari perhitungan kebutuhan bersih. Metode yang umum dipakai dalam prakteknya adalah Lot-for Lot (L-4-L).

Arus Informasi Sistem MRP

1. Master Production Schedule (MPS)

MPS merupakan ringkasan skedul produksi produk jadi untuk periode mendatang yang dirancang berdasarkan pesanan pelanggan atau ramalan permintaan. System MRP mengasumsikan bahwa pesanan yang dicatat dalam MPS adalah pasti, kendatipun hanya merupakan ramalan.

2. Bill Of Material (BOM)

BOM merupakan rangkaian struktur semua  komponen yang digunakan untuk memproduksi barang jadi sesuai dengan MPS. Secara spesifik struktur BOM tidak saja berisi komposisi komponen, tetapi juga memuat langkah penyeledaian produk jadi. Tanpa adanya struktur BOM sangat mustahil untuk dapat melaksanakan system MRP.

3. Infentory Master File (IMF)

Terdiri dari semua catatan tentang persediaan produk jadi, komponen dan sub-komponen lainnya, baik yang sedang dipesan maupun persediaan pengaman.

Faktor Kesulitan Dalam MRP

Terdapat lima faktor yang mempengaruhi tingkat kesulitan dalam proses MRP yaitu:

1.    Struktur Produk

Semakin rumit struktur produk, akan membuat perhitungan MRP semakin rumit pula. Struktur produk yang komleks terutama kearah vertikal, akan membuat proses penentuan kebutuhan bersih, penentuan jumlah pesanan optimal, penentuan saat yang tepat melakukan pasanan, dan penentuan kebutuhan kotor menjadi berulang-ulang.

2.    Ukuran Lot

Jika dilihat dari cara pendekatan masalah, terdapat dua aliran dalam penentuan ukuran lot yaitu, pendekatan periode dan level by level

3.    Tenggang Waktu

Perbedaan dalam tenggang waktu akan menambah kerumitan dalam proses MRP. Oleh karena itu kita dihadapkan pada masalah penentuan saat paling awal dan saat paling lambat suatu komponen harus selesai atau disebut dengan lintasan kritis.

4.    Perubahan Kebutuhan

MRP dirancang untuk menjadi suatu sistem yang peka terhadap perubahan baik perubahan dari luar maupun perubahan dari dalam (kapasitas). Kepekaan ini bukanlah tidak menimbulkan masalah, perubahan kebutuhan produk akhir tidak hanya mempengaruhi rencana pemesanan, tetapi juga mempengaruhi jumlah kebutuhan yang diinginkan.

5.    Komponen Yang Bersifat Umum (Communality)

Adanya komponen yang bersifat umum (dibutuhkan lebih dari satu induk item) akan menimbulkan kesulitan apabila komponen umum tersebut berada pada level yang berbeda. Diperlukan tingkat ketelitian yang tinggi, baik dalam jumlah maupun waktu pelaksanaan pemesanan.

Kemampuan Sistem RMP

Ada empat kemampuan yang menjadi ciri utama dari sistem MRP yaitu: 
 

1. Mampu menentukan kebutuhan pada saat yang tepat.

 

Maksudnya adalah menentukan secara tepat “kapan” suatu pekerjaan harus diselesaikan atau “kapan” material harus tersedia untuk memenuhi permintaan atas produk akhir yang sudah direncanakan pada jadwal induk produksi.

 
2. Membentuk kebutuhan minimal untuk setiap item. 

 

Dengan diketahuinya kebutuhan akan produk jadi, MRP dapat menentukan secara tepat sistem penjadwalan (berdasarkan prioritas) untuk memenuhi semua kebutuhan minimal setiap item komponen.
 

3. Menentukan pelaksanaan rencana pemesanan. 

Maksudnya adalah memberikan indikasi kapan pemesanan atau pembatalan terhadap pesanan harus dilakukan, baik pemesanan yang diperoleh dari luar atau dibuat sendiri. 

4. Mentukan penjadwalan ulang atau pembatalan atas suatu jadwal yang sudah direncanakan. 

 

Apabila kapasitas yang ada tidak mampu memenuhi pesanan yang dijadwalkan pada waktu yang diinginkan, maka MRP dapat memberikan indikasi untuk melakukan rencana penjadwalan ulang dengan menentukan prioritas pesanan yang realistis.